Yönetim kurullarında büyüme stratejileri konuşulurken genelde masadaki en büyük “güvenlik açığı” gözden kaçar: Şirketinizi ayakta tutan o değerli bilgi birikimi (know-how) fiziken nerede depolanıyor?
Eğer üretimdeki bir krizin çözülmesi, tedarik zincirindeki bir pürüzün aşılması veya müşteriye sunulan hizmetin kalitesi; birkaç tecrübeli yöneticinin anlık reflekslerine, inisiyatiflerine veya “biz bunu hep böyle çözeriz” demesine bağlıysa, operasyonel olarak güvende değilsiniz demektir.
Çünkü bu tablo, şirketinizin bir “Sözlü Kültür” batağında olduğunu gösterir. Panopto’nun global araştırmasına göre; şirketlerdeki kurumsal bilginin %42’si sadece o anki pozisyonda çalışan kişiye özgüdür ve yazılı değildir. Yani şirketinizin işleyiş zekasının neredeyse yarısı, her akşam saat 18:00’de çalışanlarla birlikte kapıdan çıkıp gitmektedir. Bir Endüstri Mühendisi olarak altını çizerek söylüyorum: Süreçlerin kişilerin inisiyatifine terk edildiği, “kahramanlar” üzerine kurulu hiçbir sistem, krizlere karşı dayanıklı değildir.
1. “Kabile Bilgisi” Operasyonel Bir Kara Deliktir
Kabile bilgisi; bir şirkette süreçlerin, kuralların ve doğruların yazılı bir standartta (Kurumsal Anayasa/Süreç Kılavuzu) değil, sadece o işi yapan kıdemli personelin zihninde bulunmasıdır. İşler “usta-çırak” ilişkisiyle, kulaktan kulağa aktarılır. Peki bu neden kurumsal bir güvenlik sorunudur?
-
Görünmez Zaman İsrafı: Çalışanlar “Hangi durumda ne yapıyorduk?” veya “Bu onayı kimden alıyorduk?” sorularının cevabını bulmak için sürekli birbirini meşgul eder. Araştırmalar, ortalama bir çalışanın haftada 5.3 saatini sadece meslektaşlarından hayati bir bilgiyi bekleyerek veya şirkette zaten var olan bir süreci baştan yaratarak israf ettiğini gösteriyor.
-
Ölçeklenme (Büyüme) Tıkanıklığı: Şirketinizi 2 kat büyütmek, yeni şubeler açmak veya operasyonu genişletmek istediğinizde o “sözlü kültür” çöker. Çünkü yazılı bir sistem olmadığında, yeni işe alınan bir çalışanın tam verimliliğe ulaşması ve kendi başına iş üretebilir hale gelmesi ortalama 6.5 ay sürer.
-
Standart Sapması: İş yapış şekli departmandan departmana, hatta kişiden kişiye değişir. Müşteriye yansıyan kalite, o gün o işi yapan kişinin ruh haline veya tecrübesine bağlı hale gelir.
2. Çözüm: “Sözlü Kültürden, Yazılı Kültüre” Geçiş Mühendisliği
İşletme yönetimi bir sanat değil; girdileri, çıktıları, darboğazları ve metrikleri olan matematiksel bir süreçtir. Eğer süreci ölçmek, iyileştirmek ve kişilerden bağımsızlaştırmak istiyorsanız, “Kurumsal Anayasanızı” yazmak zorundasınız.
Kurumda hazırlanan Departman İş Sözleşmesi yada Anayasası basit bir kural kitapçığı değildir;
-
Kriz anında kimin hangi aksiyonu alacağının,
-
Kalite standartlarının ve tolerans limitlerinin,
-
Departmanlar arası veri akışının nasıl olacağının yazılı olduğu şirketin çelik kasasıdır.
3. Zekayı Kiralamayın, Tapusunu Alın
Şirketinizi büyütmek ve güvende tutmak için sürekli yeni “kurtarıcılar” aramaktan vazgeçin. Bunun yerine, ortalama yetenekteki bir ekibi bile mükemmel sonuçlara götürecek, hata payı düşük bir sistem inşa edin.
Mühendislikte bir kural vardır: Yazıya dökülmemiş ve standartlaştırılmamış hiçbir süreci yönetemez, iyileştiremez ve koruyamazsınız.
“Sözlü kültür, şirketinizin zekasını çalışanlara kiralamaktır; yazılı kültür ise o zekayı şirketinizin kalıcı tapusuna dönüştürmektir.”
Yarın sabah ofise gittiğinizde kendinize şu soruyu sorun: “Şirketimin operasyonel aklı şu an kimlerin zihninde kiracı? Biz bu aklın tapusuna sahip miyiz?”
Eğer cevap sizi düşündürüyorsa, dümene geçme ve o sistemi yazma vakti gelmiştir.